Онлайн-аудит
Віртуальна кімната даних iDeals дає змогу прискорити процес аудиту й швидше здійснювати операції
Що потрібно врахувати при виборі віртуальної кімнати даних для проєкту з аудиту?
Вибір кімнати даних для проведення аудиту – важливий етап, на якому можуть виникати труднощі: незважаючи на велику кількість доступних варіантів, дуже важко знайти програмне забезпечення, яке найкраще відповідатиме вимогам вашого проєкту.
Щоб допомогти вам у цьому, ми уклали цей посібник, розглянувши в ньому деякі з найпоширеніших запитань.
Чи є в компанії, яка надає послуги кімнат даних, досвід роботи у вашій галузі?
Саме галузь визначає можливі варіанти використання, функції, робочі процеси та вимоги, дотримання яких слід перевірити під час аудиту. Тому підготуйте відповідні запитання перед розмовою з потенційним постачальником послуг.
Фінансові послуги
І банкам, і брокерам, і страховим компаніям доводиться проходити аудит, перед підписанням угоди про злиття й поглинання, при залученні інвестицій, реструктуризації або банкрутстві. Фінансовий сектор строго регулюється, тож ваша компанія зобов'язана дотримуватися певних правил. Зокрема вам може знадобитися кімната даних, щоб підготувати звітність для органів контролю, наприклад для Служби регулювання галузі фінансових послуг (FINRA), якщо ваша компанія працює в США. Важливо переконатися, що вибрана платформа відповідає галузевим стандартам.
Біотехнології
У галузі біотехнологій віртуальна кімната даних часто використовується при проведенні перевірки науково-дослідних проєктів (наприклад, клінічних випробувань або ліцензування препаратів). Під час такої перевірки особливо важливо контролювати безпеку даних, щоб забезпечити дотримання правил інтелектуальної власності пацієнтів та конфіденційність їхніх персональних даних. Тому в списку потенційних провайдерів кімнат даних залишаються лише ті, які дотримуються місцевого законодавства (наприклад, закону HIPAA).
Енергетика
Нафтогазова промисловість зараз стає дедалі консолідованішою, і це призводить до посилення вимог до аудиту. Типові проєкти цієї галузі – це величезний обсяг сейсмічних даних і журналів свердловин, які передаються під час аудиту. Тож важливо впевнитися, що платформа, яку ви обираєте, може підтримувати такі формати файлів. Ще одна галузь, яка швидко розвивається, і надає багато можливостей інвестування – відновлювана енергетика. Хоч для яких цілей ви використовуватимете кімнату даних – залучення капіталу, ліцензування чи операції зі злиття компаній – вона має бути зручною й швидкою в налаштуванні, щоб ваш проєкт розвивався найшвидшими темпами.
Юриспруденція
Юридичні консультанти часто мають справу з угодами злиття й поглинання, надаючи свої послуги як покупцям, так і продавцям. Деякі юридичні компанії ведуть численні проєкти й працюють із сотнями клієнтів одночасно, тому для них важливо, щоб уся документація зберігалась упорядковано та безпечно. Завдяки розділу запитань і відповідей (Q&A) ви заощадите час, спілкуючись з усіма в одному місці в межах вашої віртуальної кімнати даних. Ще одна перевага над іншими популярними хмарними сервісами – можливість оформити свою кімнату даних у корпоративному стилі вашої компанії.
Інформаційні технології
Протягом останнього десятиліття галузь ІТ значно розвинулася – відповідно в ній зросла кількість операцій зі злиття й поглинання, продажу акцій і венчурних операцій. Мільйони ІТ-стартапів щодня займаються залученням капіталу. Жоден із них не хотів би втратити шанс отримати фінансування через те, що платформа виявилася занадто складною в користуванні. У таких конкурентних умовах для проведення аудиту потрібна зручна кімната даних, яка працює без плагінів.
Інфраструктура
У цій галузі віртуальну кімнату даних часто використовують для роботи з фінансовою документацією проєкту. Більшість проєктів із будівництва – довготермінові, і впродовж їх реалізації потрібна постійна взаємодія з інвесторами, банками та іншими кредитними установами. У цьому випадку вирішальною є можливість безпечно ділитися фінансовими та інженерними даними. Також варто враховувати, що не всі провайдери кімнат даних забезпечують роботу з типами файлів, які не належать до пакета Microsoft Office.
Почніть роботу з віртуальною кімнатою даних iDeals вже сьогодні
Чи може провайдер кімнати даних надати контрольні списки для вашого проєкту аудиту?
Вид аудиту залежить від його призначення, а також від того, який аспект активів компанії потрібно перевірити. Кожна галузь має певні стандарти щодо організації документів. Склавши індекс кімнати даних, їх можна легко впорядкувати.
Види аудиту, для яких вам може знадобитися контрольний список
Аудит фінансової (бухгалтерської) звітності
Основна мета цього аудиту – вивчити фінансові показники компанії. Здебільшого це передбачає перевірку балансів і підтримку фінансової документації.
Юридичний аудит
Під час юридичного аудиту потрібно переконатися, що компанія не бере участі в судовому процесі та не має ризикованих юридичних зобов'язань.
Аудит із питань інформаційних технологій
Аудит із питань ІТ визначає, чи витрати на ІТ відповідають розміру компанії, і допомагає досягти планових показників зростання.
Аудит комерційної діяльності
Аудит комерційної діяльності дає змогу визначити позицію компанії в галузі та її потенційні можливості, опираючись на рівень привабливості цього сектору економіки й довготермінових комерційних перспектив.
Податковий аудит
Фінансові звіти, податкові декларації та результати аудиторських перевірок — типові приклади документів, які зазвичай просять надати під час проведення податкового аудиту. Цей вид аудиту покликаний визначити поточні та потенційні податкові зобов'язання компанії.
Операційний аудит
Операційний аудит передбачає аналіз виробничих процесів, системи постачання й збуту, який дає змогу виявити можливі ризики для капіталовкладень.
Залишилися запитання щодо онлайн-аудиту?
Не хвилюйтеся, ми знаємо, що розібратися в усіх нюансах може бути доволі складно. Тому ми створили
розділ FAQ, щоб допомогти вам у цьому.
Працюючи у віртуальній кімнаті даних, ви можете запросити користувачів, просто ввівши їх електронні адреси та надіславши запрошення. З віртуальними кімнатами даних iDeals ви завжди можете бути певні, що адресати отримають ваші запрошення: наша програма перевіряє, чи отримав користувач запрошення, і надсилає вам сповіщення, якщо його не було доставлено. Крім того, вона вказує на можливі орфографічні помилки, коли ви вводите електронну адресу.
Більшість сучасних платформ працюють без додаткових програм, однак для деяких старих версій віртуальних кімнат даних ще потрібні плагіни. ІТ-відділи деяких компаній із метою безпеки забороняють працівникам установлювати на робочі комп'ютери додаткове програмне забезпечення, тому варто перевірити, яких правил безпеки дотримується ваша компанія. А ще ви можете вибрати просте в розгортанні самостійне рішення, як-от віртуальні кімнати даних iDeals, у яких можна почати працювати без спеціального навчання.
Для цього можна налаштувати персоналізовані рівні доступу до завантажених документів для різних груп користувачів. У віртуальній кімнаті даних iDeals також можна вибрати два різні рівні доступу для документів Excel (обмежений перегляд без формул, захищений перегляд із формулами чи без них або захищений перегляд і робота з електронними таблицями) і вісім рівнів доступу для PDF-файлів («Завантаження», «Скачування оригіналу», «Скачування PDF-документа», «Друк», «Скачування зашифрованого PDF-документа», «Перегляд», «Перегляд із захисною сіткою»; також можна закрити доступ). Безпека й конфіденційність – наш пріоритет. Вибравши віртуальні кімнати даних iDeals, ви завжди можете бути впевнені, що ваші документи під надійним захистом.
Завдяки повним журналам аудиту, які використовуються у віртуальній кімнаті даних iDeals, ви завжди можете бачити, скільки документів переглянули користувачі. Кожний документ виділяється на «теплокарті» певним кольором. Кольори позначають відсотки, що вказують на кількість сторінок, які переглянув певний користувач. Це допомагає зрозуміти, на якому етапі зараз процес аудиту, а також визначити сферу інтересів ваших потенційних партнерів.
Залежно від галузі, вам, можливо, буде потрібно завантажити в кімнату даних файли певних форматів, а також дотримуватися певних правил. Під час аудиту дуже важливо швидко й безпечно передавати конфіденційну інформацію, тож залучена технологія має вирішальне значення. Тому використовуючи контрольний список і шаблони індексування, ви можете заощадити багато часу і впорядкувати своє робоче середовище. Компанія iDeals Solutions уже допомогла провести тисячі проєктів з аудиту і забезпечує професійне індексування документів у кімнаті даних для різних галузей.
Оформивши кімнату даних у корпоративних кольорах вашої компанії та додавши свій логотип, ви надасте їй професійного й унікального вигляду: сьогодні це необхідна функція для кожної платформи віртуальних кімнат даних. У віртуальній кімнаті даних iDeals також можна застосувати власну колірну гаму та логотип, які використовуватимуться і для ваших листів-запрошень.
Більшість провайдерів стверджують, що вони надають цілодобову підтримку, але важливо переконатися, що всі стандарти надання сервісу визначено в угоді про рівень послуг (SLA). Служба підтримки iDeals гарантує негайну відповідь на телефонний дзвінок і в чаті або протягом 15 хвилин електронною поштою. Однак на понад 93% запитів ми відповідаємо впродовж 5 хвилин. Наші фахівці завжди готові поспілкуватися з клієнтами англійською, німецькою, іспанською, португальською, російською, турецькою, китайською та японською мовами.
Більшість провайдерів кімнат даних використовують шифрування документів. Це сучасний галузевий стандарт. У віртуальних кімнатах даних iDeals, крім багаторівневого шифрування даних, використовуються додаткові функції захисту. Зокрема, опція «Перегляд із захисною сіткою» запобігає фотографуванню документів, а в поєднанні з динамічними водяними знаками забезпечує найкращий захист від недозволеного копіювання. Ви можете будь-коли змінити рівень доступу для будь-якого користувача.
При проведенні аудиту одним із найважливіших аспектів є безпека, тож ми радимо перевірити, чи дотримується потенційний провайдер кімнати даних найпоширеніших стандартів захисту. Віртуальні кімнати даних iDeals відповідають найвимогливішим галузевим стандартам: ISO 27001:2013, SOC II, Safe Harbor та іншим.
За запитом ми можемо надати архів усіх потрібних даних (завантажені й видалені файли та їх попередні версії, а також журнали дій) на флеш-накопичувач або DVD.
Чому варто обрати віртуальну кімнату даних iDeals?
З 2008 року компанія iDeals Solutions – глобальний провайдер безпечних файлообмінників. Ще відтоді головна мета нашої роботи – забезпечити не лише найбезпечніший, а й простий, зручний і безперебійний процес аудиту. Нам довіряють інвестиційні банки та компанії, які працюють у галузях корпоративного фінансування, інвестиційного банкінгу, юриспруденції, нерухомості, енергетики, IT-безпеки та інших.
Ось що говорять про нас наші клієнти
Віртуальна кімната даних iDeals має інтуїтивно зрозумілий дизайн і особливо надійні функції. Увесь мій відділ з організації бізнес-операцій зміг почати роботу за лічені хвилини без жодної підготовки. Я користувався віртуальними кімнатами даних великих ІТ-компанії, однак iDeals має ряд переваг. З погляду керування правами доступу, звітності, сумісності форматів файлів і зручності в користуванні, платформа iDeals – однозначний лідер. Чудовий продукт за помірною ціною. Я безперечно можу його рекомендувати.
Bill Jennings Chief Financial Officer
Product Quest Manufacturing LLC.
Product Quest Manufacturing LLC.
Я хотів би подякувати компанії iDeals за блискучий рівень якості послуг. Відділ підтримки віртуальних кімнат даних iDeals надав компанії Opal Zrt кваліфіковану першокласну допомогу. ВКД – дуже зручний у користуванні продукт. Проводячи операцію злиття й поглинання, ми отримали повну сервісну підтримку. Це один із найкращих продуктів на ринку – економічно вигідний і надзвичайно якісний. Платформа ВКД iDeals – це поєднання добротного продукту та прекрасного сервісу: ефективна підтримка, оперативні відповіді, кваліфіковані спеціалісти, які завжди готові допомогти, хороше співвідношення ціни та якості.
Szabolcs Antal Chief Financial Officer
OPAL Tank Storage
OPAL Tank Storage
Ми неодноразово використовували віртуальні кімнати даних iDeals і завжди були дуже задоволені цим сервісом. Підписання контрактів і налаштування віртуальної кімнати даних завжди відбувалося дуже швидко – протягом 1–2 годин. Упевнено рекомендую iDeals.
Dr. Markus Wagner Vice President, Corporate Development
Pieris AG
Pieris AG
Рекомендую сервіс компанії iDeals. Наша компанія вже двічі використовувала кімнати даних за минулі два роки, і ми завжди були цілком задоволені. Ця платформа проста в користуванні, логічна, а також чудово підходить для розміщення й перегляду великого обсягу даних. Також варто відзначити зручний інструмент для комунікації, інтегрований у платформу. Команда iDeals виконує свою роботу на відмінно: завжди своєчасно та професійно. Крім того, їхні ціни найбільш конкурентні в Балтійському регіоні.
Andrejs Galanders Member of the Council
BTA Insurance
BTA Insurance
Фахівці компанії iDeals врахували всі наші вимоги та потреби, і це дало нам змогу підвищити ефективність роботи. У них надзвичайно якісна підтримка, а в системі є всі необхідні інструменти для ефективного контролю процесів. Ми без сумніву рекомендуємо iDeals.
Dejan Jelisavac Financial advisor
KF Finance
KF Finance
Наші клієнти довіряють нам свої дані. Для нас дуже важливо забезпечити їх конфіденційність. Завдяки платформі iDeals ми змогли дотриматися цього принципу. Тут оптимальне співвідношення ціни та якості, а також дуже зручний інтерфейс, що налаштовувався для наших цілей. Крім цього, ми були приємно вражені роботою ваших систем і служби підтримки.
Melissa Cobham Assistance Manager
Aegis S.A.
Aegis S.A.
