Розширені функції віртуальних кімнат даних для керування операціями

Функції віртуальної кімнати даних

Понад 100 функцій, розроблених спеціально для безпечного обміну документами та корпоративної співпраці.

Керування документами

ЗАВАНТАЖЕННЯ ФАЙЛІВ ПЕРЕТЯГУВАННЯМ

Заповніть нову кімнату даних одним клацанням миші. Перетягніть файли й папки з комп'ютера у вікно завантаження. Жодних плагінів не потрібно.

МАСОВЕ ЗАВАНТАЖЕННЯ ДЛЯ ЕКОНОМІЇ ЧАСУ

Миттєво завантажуйте документи в кімнату даних без обмежень за розміром чи кількістю файлів. Їх буде завантажено за лічені секунди.

ЗАВАНТАЖЕННЯ ФАЙЛІВ У БУДЬ-ЯКОМУ ФОРМАТІ

Завантажуйте файли в будь-якому з понад 25 форматів. Перед скачуванням не потрібна спеціальна підготовка файлів. Вони перетворюються в безпечний формат PDF, який можна переглядати в будь-якому вебпереглядачі, тож додаткове програмне забезпечення вам не знадобиться.

Швидкий пошук файлів за допомогою меток

Мітки виконують подвійну функцію. Вони допомагають сортувати ваші документи і можуть бути використані як пошукові фільтри. Використовуйте множинні мітки для організації файлів відповідно до потребами вашого проекту.

ІНТЕГРАЦІЯ З ПРОВІДНИКОМ WINDOWS

Додаток iDeals Sync автоматизує завантаження та скачування даних. Він допоможе легко синхронізувати вміст робочого стола, спільної папки, сервера FTP або корпоративного сховища файлів із кімнатою даних, а також інтегрувати роботу кімнати даних із корпоративними системами керування вмістом.

АВТОМАТИЧНЕ ІНДЕКСУВАННЯ

Тисячі документів і папок автоматично нумеруються, коли ви їх завантажуєте або переміщуєте. Індекс кімнати даних не потрібно створювати або редагувати вручну.

ПОВНОТЕКСТОВИЙ ПОШУК

Швидко шукайте інформацію за допомогою ключових слів або різних пошукових фільтрів. Система розпізнавання тексту шукає слово або фразу в будь-якому документі, що міститься у вашій кімнаті даних.

Функції віртуальної кімнати даних
ПРОСТЕ КЕРУВАННЯ ФАЙЛАМИ Й ПАПКАМИ

З легкістю завантажуйте, видаляйте, об'єднуйте, переміщуйте, переглядайте, скачуйте, відновлюйте та перейменовуйте файли й папки. Об'єднуйте вміст кількох файлів в один файл PDF.

Захист документів

Функції віртуальної кімнати даних
Вбудований функціонал вилучення даних

Швидко вилучайте текст, зображення або область документа, щоб захистити конфіденційні дані та заощадити час на використанні сторонніх інструментів.

ДИСТАНЦІЙНЕ ВИДАЛЕННЯ

Доступ до файлів контролюється за допомогою шифрування документів при відкритті та скачуванні. Права доступу може бути скасовано, навіть коли документ уже скачали.

ДИНАМІЧНІ ВОДЯНІ ЗНАКИ

Документ можна доповнити водяним знаком, який відображатиметься під час його перегляду, друку або скачування. Персоналізуйте водяні знаки, додавши ім'я користувача, IP-адресу, час і дату доступу до документа.

БЕЗПЕЧНИЙ ПЕРЕГЛЯД ІЗ ЗАХИСНОЮ СІТКОЮ

Режим обмеженого перегляду захищає конфіденційні дані. Користувач може бачити тільки центральну частину документа, а решту інформації закриватиме пересувна захисна сітка.

ДЕТАЛЬНА СИСТЕМА ДОЗВОЛІВ

Налаштовуйте правила доступу для кожного документа й папки, які ви додали в кімнату даних. Можна обирати серед восьми рівнів дозволів: «Обмежений перегляд», «Перегляд», «Скачування зашифрованого файлу», «Друк», «Скачування PDF», «Скачування оригіналу» та «Завантаження».

БЕЗПЕЧНИЙ ПЕРЕГЛЯД ЕЛЕКТРОННИХ ТАБЛИЦЬ

Унікальна програма перегляду електронних таблиць iDeals дає змогу безпечно переглядати та аналізувати документи Excel онлайн. Вона скачує, розшифровує, додає водяні знаки та відображає документи в будь-якому вебпереглядачі не у форматі PDF, а у вихідному захищеному форматі Excel.

Легкість у користуванні

ЖОДНИХ ПЛАГІНІВ ЧИ JAVA

Переглядайте захищені документи в оригінальному форматі, не застосовуючи плагіни. Не потрібно встановлювати чи скачувати жодних програм. Установлення Java теж не знадобиться.

ЄДИНИЙ ВХІД

Єдиний логін і пароль для всіх проєктів – не потрібно запам'ятовувати всі свої паролі та назви проєктів.

МОБІЛЬНИЙ ІНТЕРФЕЙС

Переглядайте вміст віртуальної кімнати даних за допомогою інтерфейсу, оптимізованого для мобільних пристроїв.

БАГАТОМОВНИЙ ІНТЕРФЕЙС

Працюйте у віртуальній кімнаті даних, вибравши будь-яку з 15 мов: українську, англійську, німецьку, іспанську, французьку, нідерландську, італійську, польську, російську, турецьку, португальську, китайську, японську, шведську або корейську.

ПЕРЕГЛЯД ЗА ДОПОМОГОЮ ПРОКРУЧУВАННЯ

Наскрізне прокручування дає змогу перейти до наступного документа в папці безпосередньо з документа, який ви зараз переглядаєте. Це заощадить багато часу, якщо вам потрібно переглянути сотні документів.

Функції віртуальної кімнати даних
ДОДАТКИ ДЛЯ IOS і ANDROID

Кімнатою даних можна користуватися на будь-яких пристроях і платформах Windows, Apple iOS і Android.

Захист від небажаного доступу

КОНТРОЛЬ І ОБМЕЖЕННЯ ТЕРМІНУ ДОСТУПУ

Установлюйте детальні правила щодо надійності пароля й тривалості користувацького сеансу. Визначайте дати анулювання доступу до файлів.

ОБМЕЖЕННЯ ДОСТУПУ В ЧАСІ Й ЗА IP-АДРЕСОЮ

Обмежуйте доступ до кімнати даних із певних IP-адрес і визначайте для нього часові рамки.

ДЕТАЛІЗОВАНІ ДОЗВОЛИ ДЛЯ КОРИСТУВАЧІВ

Керуйте дозволами на перегляд, скачування захищених PDF-файлів або вихідного документа, друк та редагування відповідно до ролі користувача в проєкті.

Функції віртуальної кімнати даних
ПЕРЕВІРКА ЗАХИСТУ З ПОГЛЯДУ ІНШОГО КОРИСТУВАЧА

Переконайтеся, що сторони мають доступ лише до тих документів, які їм потрібні — перевіряйте дозвіл на доступ до документів будь-якого користувача.

ДВОХЕТАПНА АВТЕНТИФІКАЦІЯ

Щоб пройти двохетапну автентифікацію, потрібно ввести пароль і одноразовий SMS-код, який надсилається на мобільний телефон користувача.

КЕРУВАННЯ МОБІЛЬНИМИ ПРИСТРОЯМИ

Використовуйте функції захисту та керуйте доступом до захищених документів на мобільних пристроях користувачів.

Керування користувачами

Функції віртуальної кімнати даних
ІНДИВІДУАЛЬНЕ ТА МАСОВЕ ЗАПРОШЕННЯ КОРИСТУВАЧІВ

Швидко запрошуйте користувачів у свою кімнату даних по одному або відразу розсилайте сотні запрошень. Укажіть у налаштуваннях дозволи на доступ користувачів до кімнати даних і розділу Q&A, а також параметри захисту при вході в систему, та виберіть, як часто вони отримуватимуть сповіщення про завантаження нових документів.

УСТАНОВЛЮЙТЕ ДЕТАЛІЗОВАНІ ДОЗВОЛИ ДЛЯ КОРИСТУВАЧІВ

Установлюйте різні рівні доступу для різних користувачів, щоб легко відстежувати контрольні записи та підвищити цілісність ваших кімнат даних.

УСТАНОВЛЮЙТЕ ДОЗВОЛИ НА ПЕРЕГЛЯД ФАЙЛІВ EXCEL

Виберіть один із двох спеціальних дозволів на перегляд для файлів Excel. Опція «Перегляд файлів Excel із формулами» дає змогу користувачам бачити формули в документах Excel. Якщо вибрати опцію «Excel без формул», формули будуть невидимими для користувачів.

ПРОСТЕ НАЛАШТУВАННЯ ГРУП

Керуйте сотнями користувачів без зусиль, поділивши їх на групи з різними рівнями доступу до функцій кімнати даних. Щоб спростити процес створення групи, ми пропонуємо чотири ролі із заздалегідь визначеним набором прав: повне адміністрування, обмежене адміністрування, спільне користування та індивідуальне користування.

СПОВІЩЕННЯ

Надсилайте листи про завантажені й видалені документи та визначайте, як часто користувачі отримуватимуть такі сповіщення.

Звіти

ПОВНИЙ КОНТРОЛЬНИЙ ЖУРНАЛ ДІЙ

Слідкуйте за дотриманням внутрішніх правил за допомогою контрольного журналу, у якому записується кожна дія, здійснена в кімнаті даних. Формуйте файли у форматі PDF чи Excel або версії для друку для звітування під час нарад і презентацій.

ВІДСТЕЖЕННЯ АКТИВНОСТІ КОРИСТУВАЧІВ

Вивчайте дії кожного користувача, зокрема історію їхніх пошуків. Відстежуйте перегляд, друк і скачування документів. Ви можете контролювати все — навіть дізнатися, як довго користувач переглядав кожну сторінку документа з точністю до секунди.

ЗВІТИ З КОЛЬОРОВИМ КОДУВАННЯМ

Зрозуміти, що відбувається з вмістом вашої кімнати даних можна з одного погляду. На кольорових звітах (теплокартах) видно, які групи найактивніші та які розділи кімнати даних їх найбільше цікавлять. Це спрощує прийняття рішень.

ОГЛЯДОВІ ЗВІТИ ЩОДО ГРУП

Швидко переглядайте дані про активність груп у кімнаті даних: кількість запрошених користувачів і скільки з них увійшли в систему, кількість наданих дозволів на доступ до документів і скільки з них реалізовано, кількість розміщених запитань у розділі Q&A.

Функції віртуальної кімнати даних

Q&A

ПОШИРЕНІ ЗАПИТАННЯ (FAQ)

Складіть список найпоширеніших запитань і відповідей на них. Щоб користуватися найважливішою інформацією щодо вашого проєкту, заздалегідь підготуйте розділ FAQ. Зробіть цей розділ захищеним ресурсом з усією основною інформацією щодо вашої операції.

ПИТАННЯ ТА ВІДПОВІДІ

«Питання та відповіді» – це захищений форум. Доступ до нього визначається окремо для кожного користувача. Кожен, кому надано дозвіл, може переглядати теми й відповіді на запитання. Користувачі можуть почати власне обговорення в межах своєї групи або ставити запитання адміністратору.

ПРИЗНАЧЕННЯ ЕКСПЕРТІВ

Публікуючи запитання, користувач може вибрати, до якої галузі знань воно належить: «Фінанси», «Юриспруденція», «Податки», «Інтелектуальна власність» або «Маркетинг». Адміністратори можуть доручати запитання галузевим експертам. Це пришвидшує процеси перевірки та забезпечує захист обговорень у межах платформи ВКД.

ДЕТАЛІЗОВАНИЙ ДОСТУП ДО ТЕМ

Контролюйте доступ до конфіденційних обговорень, індивідуально встановлюючи права доступу до тем і вкладень. Адміністратори кімнати даних можуть надавати кілька типів прав доступу до розділу запитань і відповідей (Q&A) для кожного користувача. Кожна група потенційних покупців може вибрати модератора, який надсилатиме актуальні запитання адміністратору.

СТАТУС ЗАПИТАНЬ

Кожному запитанню автоматично або вручну надається статус. Це допомагає відстежувати його стан і ефективніше використовувати час адміністратора й експерта.

Функції віртуальної кімнати даних
ПОВНІ ЗВІТИ Q&A

Зберігайте повні звіти всіх обговорень. Експортуйте всі запитання з розділу Q&A у форматі електронної таблиці. Вони можуть вам знадобитися при правових спорах.

ЦІННИЙ РЕСУРС ДЛЯ НАВЧАННЯ

Після завершення проєкту вміст розділів «Питання та відповіді» та FAQ можна скачати й використовувати для навчальних цілей, наприклад, для навчання нових працівників банку або відділів внутрішнього стратегічного планування чи операцій злиття й поглинання. У розділі FAQ можна знайти запитання, які виникали під час складних операцій.

ІНТУЇТИВНО ЗРОЗУМІЛИЙ ІНТЕРФЕЙС

Інтерфейс розділу Q&A майже такий самий, як у популярних програмах для електронної пошти, тому з ним легко навчитися працювати. У ньому є знайомі функції: «Копія», «Прихована копія» і «Переслати». Процес обміну інформацією максимально оптимізований – у свої повідомлення користувачі можуть додавати вкладені документи або посилання на вміст у кімнаті даних.

Швидкість і доступність

ВИСОКА ШВИДКІСТЬ

Завдяки багатьом географічно віддаленим центрам обробки даних швидкість передавання даних досягає максимального в галузі показника – 200 Мбіт/с. Їх близьке розташування дає змогу пришвидшити процес завантажування й скачування у 10 разів.

НАЙВИЩИЙ У ГАЛУЗІ ПОКАЗНИК БЕЗПЕРЕБІЙНОЇ РОБОТИ – 99,95%

Резервування інфраструктури забезпечує стійкість і надійність робочого середовища з гарантією безперебійної роботи 99,95% часу.

БЕЗ ПЕРЕРВ НА ТЕХОБСЛУГОВУВАННЯ

Тисячі компаній у всьому світі зберігають свої важливі корпоративні документи у віртуальних кімнат даних iDeals. Тому ми розробили наш сервіс так, щоб він не потребував зупинки в роботі для технічного обслуговування.

Гнучкі налаштування
Функції віртуальної кімнати даних
НАЛАШТОВУЙТЕ ЗОВНІШНІЙ ВИГЛЯД

Додавайте брендовий стиль своєї компанії, щоб створити звичне робоче середовище. Завантажте логотип, виберіть кольори теми та налаштуйте параметри електронного листа-запрошення.

НАЛАШТОВУЙТЕ ВОДЯНІ ЗНАКИ

Ви можете визначити, коли відображатимуться водяні знаки: при перегляді, скачуванні чи роздруці. Для них можна вибрати структуру та колір.

ВИБИРАЙТЕ МОВНІ ПАРАМЕТРИ

Увімкніть автоматичний переклад індексу кімнати даних на 90 мов.

ВИЗНАЧАЙТЕ УМОВИ ДОСТУПУ

Укажіть власні правила та умови доступу до кімнати даних і сформуйте угоду про нерозголошення та конфіденційність. Визначте, як часто користувачі повинні приймати ці умови: тільки входячи в систему вперше чи щоразу при вході.

НАЛАШТОВУЙТЕ КОЛОНТИТУЛИ

Додавайте власні колонтитули до документів, які можна друкувати або скачувати у форматі PDF. Визначте вміст верхніх і нижніх колонтитулів, розмір шрифту та кольори.

Корпоративна автентифікація при єдиному вході
ДОДАТКОВА БЕЗПЕКА ДОСТУПУ ТА ВІДПОВІДНІСТЬ ВИМОГАМ

Авторизований доступ корпоративних користувачів до конфіденційних даних забезпечується завдяки інтеграції ВКД iDeals із сервісом вашого провайдера корпоративних ідентифікаторів для єдиного входу (SSO).

ШВИДШИЙ ДОСТУП

Корпоративні користувачі можуть легко ввійти у ВКД, не вводячи облікові дані й навіть не створюючи облікові записи для iDeals.

ЗМЕНШЕННЯ ВИТРАТ

Скоротіть витрати на ІТ-підтримку, усунувши потребу в керуванні багатьма обліковими записами та відновленні втрачених паролів.

Докладніше про інтеграцію єдиного входу в систему iDeals

Відповідність стандартам безпеки

Функції віртуальної кімнати даних  Функції віртуальної кімнати даних
СЕРТИФІКАТ ISO27001

27001:2013 – це стандарт безпеки, розроблений Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO). Він використовується для контролю захисту конфіденційних даних. Процес сертифікації передбачав перевірку наших політик організаційної, кадрової, фізичної та екологічної безпеки, безпеки систем і мереж та забезпечення безперервної діяльності.

ВІДПОВІДНІСТЬ ВИМОГАМ SOC 2

У звіті SOC 2 зазначено, що наші системи контролю відповідають стандарту захисту даних. Сертифікат SOC 2 підтверджує, що компанія iDeals дотримується всіх необхідних внутрішніх процедур для перевірки безпеки, доступності та конфіденційності.

БЕЗПЕКА ЦЕНТРІВ ОБРОБКИ ДАНИХ

У компанії iDeals багато центрів обробки даних, у яких використовуються системи фізичної безпеки та контролю кількох рівнів, а також системи автентифікації з введенням біометричних даних.

НАЙПРОГРЕСИВНІШІ МЕТОДИ ДОСЛІДЖЕНЬ І РОЗРОБКИ

Завдяки власному відділу досліджень і розробок ми створюємо технології, що випереджають найновіші зразки в галузі. Наш потенціал інновацій не має рівних у сфері фінансових комунікацій. Методи та процеси розробки програмного забезпечення регулярно оновлюються відповідно до найновіших міжнародних практик. Зокрема, ми враховуємо методику безпечної розробки програм компанії Microsoft (Microsoft SDL) та рекомендації Відкритого проєкту з безпеки вебдодатків (OWASP). Щоб підтримувати високий рівень надійності, ми регулярно запрошуємо незалежних експертів, які перевіряють безпеку додатків.