Онлайн-аудит

Працюючи у віртуальній кімнаті даних, ви можете запросити користувачів, просто ввівши їх електронні адреси та надіславши запрошення. З віртуальними кімнатами даних iDeals ви завжди можете бути певні, що адресати отримають ваші запрошення: наша програма перевіряє, чи отримав користувач запрошення, і надсилає вам сповіщення, якщо його не було доставлено. Крім того, вона вказує на можливі орфографічні помилки, коли ви вводите електронну адресу.

Більшість сучасних платформ працюють без додаткових програм, однак для деяких старих версій віртуальних кімнат даних ще потрібні плагіни. ІТ-відділи деяких компаній із метою безпеки забороняють працівникам установлювати на робочі комп'ютери додаткове програмне забезпечення, тому варто перевірити, яких правил безпеки дотримується ваша компанія. А ще ви можете вибрати просте в розгортанні самостійне рішення, як-от віртуальні кімнати даних iDeals, у яких можна почати працювати без спеціального навчання.

Для цього можна налаштувати персоналізовані рівні доступу до завантажених документів для різних груп користувачів. У віртуальній кімнаті даних iDeals також можна вибрати два різні рівні доступу для документів Excel (обмежений перегляд без формул, захищений перегляд із формулами чи без них або захищений перегляд і робота з електронними таблицями) і вісім рівнів доступу для PDF-файлів («Завантаження», «Скачування оригіналу», «Скачування PDF-документа», «Друк», «Скачування зашифрованого PDF-документа», «Перегляд», «Перегляд із захисною сіткою»; також можна закрити доступ). Безпека й конфіденційність – наш пріоритет. Вибравши віртуальні кімнати даних iDeals, ви завжди можете бути впевнені, що ваші документи під надійним захистом.

Завдяки повним журналам аудиту, які використовуються у віртуальній кімнаті даних iDeals, ви завжди можете бачити, скільки документів переглянули користувачі. Кожний документ виділяється на «теплокарті» певним кольором. Кольори позначають відсотки, що вказують на кількість сторінок, які переглянув певний користувач. Це допомагає зрозуміти, на якому етапі зараз процес аудиту, а також визначити сферу інтересів ваших потенційних партнерів.

Залежно від галузі, вам, можливо, буде потрібно завантажити в кімнату даних файли певних форматів, а також дотримуватися певних правил. Під час аудиту дуже важливо швидко й безпечно передавати конфіденційну інформацію, тож залучена технологія має вирішальне значення. Тому використовуючи контрольний список і шаблони індексування, ви можете заощадити багато часу і впорядкувати своє робоче середовище. Компанія iDeals Solutions уже допомогла провести тисячі проєктів з аудиту і забезпечує професійне індексування документів у кімнаті даних для різних галузей.

Оформивши кімнату даних у корпоративних кольорах вашої компанії та додавши свій логотип, ви надасте їй професійного й унікального вигляду: сьогодні це необхідна функція для кожної платформи віртуальних кімнат даних. У віртуальній кімнаті даних iDeals також можна застосувати власну колірну гаму та логотип, які використовуватимуться і для ваших листів-запрошень.

Більшість провайдерів стверджують, що вони надають цілодобову підтримку, але важливо переконатися, що всі стандарти надання сервісу визначено в угоді про рівень послуг (SLA). Служба підтримки iDeals гарантує негайну відповідь на телефонний дзвінок і в чаті або протягом 15 хвилин електронною поштою. Однак на понад 93% запитів ми відповідаємо впродовж 5 хвилин. Наші фахівці завжди готові поспілкуватися з клієнтами англійською, німецькою, іспанською, португальською, російською, турецькою, китайською та японською мовами.

Більшість провайдерів кімнат даних використовують шифрування документів. Це сучасний галузевий стандарт. У віртуальних кімнатах даних iDeals, крім багаторівневого шифрування даних, використовуються додаткові функції захисту. Зокрема, опція «Перегляд із захисною сіткою» запобігає фотографуванню документів, а в поєднанні з динамічними водяними знаками забезпечує найкращий захист від недозволеного копіювання. Ви можете будь-коли змінити рівень доступу для будь-якого користувача.

При проведенні аудиту одним із найважливіших аспектів є безпека, тож ми радимо перевірити, чи дотримується потенційний провайдер кімнати даних найпоширеніших стандартів захисту. Віртуальні кімнати даних iDeals відповідають найвимогливішим галузевим стандартам: ISO 27001:2013, SOC II, Safe Harbor та іншим.

За запитом ми можемо надати архів усіх потрібних даних (завантажені й видалені файли та їх попередні версії, а також журнали дій) на флеш-накопичувач або DVD.