Операції злиття й поглинання
Віртуальна кімната даних iDeals – найкращий у галузі інструмент для управління документацією при проведенні операцій злиття й поглинання.
Навіщо учасникам процесу злиття й поглинання віртуальні кімнати даних?
Учасники цього процесу визнають, що для успішних операцій необхідні ефективна стратегія, всебічний аудит та добре продуманий план інтеграції. При проведенні операцій злиття й поглинання сторонам купівлі й продажу потрібний зручний доступ до конфіденційних документів, щоб провести аудит і вчасно завершити весь процес. Ось як кімната даних для операцій злиття й поглинання допомагає на кожному етапі аудиту.
Етап підготовки
Перш ніж почати планування операції, продавець готує віртуальну кімнату даних і завантажує в неї документацію, щоб потенційні інвестори могли отримати доступ до неї в будь-який час.
Етап аудиту
Користувачі кімнати даних можуть переглянути документи з даними попередніх років, нормативні документи та інші важливі записи. При цьому потенційні покупці можуть ставити запитання щодо документів або навіть просити надати додаткові. Після завершення аудиту операція закривається, а вміст віртуальної кімнати даних архівується.
Фаза інтеграції після злиття
Віртуальна кімната даних допомагає утвореним компаніям об'єднати свої фінансові, юридичні, ІТ- та інші відділи. Оскільки нова компанія продовжує зростати, віртуальна кімната даних служить корпоративним сховищем документів і допомагає налагодити комунікацію між керівниками.
Почніть роботу з віртуальною кімнатою даних iDeals вже сьогодні
Переваги віртуальної кімнати даних
СКОРОЧЕННЯ ТЕРМІНІВ ОПЕРАЦІЇ ТА ВИТРАТ
Сьогодні віртуальні кімнати даних (ВКД) використовують як типовий інструмент для безпечного обміну документами. У порівнянні з фізичними кімнатами даних ВКД дають змогу відмовитися від поїздок, спростити доступ до документів і скоротити витрати, пов'язані з керуванням правами доступу. А крім того, за допомогою ВКД можна проводити кілька операцій одночасно й швидше їх завершувати.
БЕЗПЕЧНЕ Й КОНТРОЛЬОВАНЕ СЕРЕДОВИЩЕ ПРОВЕДЕННЯ ОПЕРАЦІЙ
Деякі компанії помилково називають свій сервіс обміну файлами «віртуальними кімнатами даних». На перший погляд, ці два продукти справді схожі. Однак є певні важливі відмінності: рівень захисту та можливість контролювати віртуальне середовище.
- На відміну від протоколу FTP й програм для синхронізації файлів та обміну ними, завдяки вищим стандартам захисту, що реалізовані у віртуальних кімнатах даних, можна обмінюватися файлами з кількома сторонами в безпечному режимі.
- У ВКД також можна обмежити доступ до деяких функцій, як-от роздрук, скачування або навіть перегляд певних документів перед другим етапом аудиту.
ПРОСТОТА В НАЛАШТУВАННІ ТА КОРИСТУВАННІ
Зазвичай процес аудиту вимагає ґрунтовної підготовки. Проте в сучасному бізнес-світі часто трапляється так, що можливість укласти угоду з'являється тоді, коли її ніхто не очікує. Не дивно, що в таких динамічних умовах більшість організаторів операцій довіряють віртуальним кімнатам даних. Переважно таку кімнату можна відкрити за 30 хвилин і вона матиме багатомовний та мобільний інтерфейс і багато інших зручних опцій.
ДОТРИМАННЯ ЗАКОНОДАВСТВА
За допомогою віртуальних кімнат даних простіше дотримуватися деяких норм законодавства, наприклад закону Сарбейнса-Окслі. Зазвичай під час проведення аудиту найскладніше надати всі необхідні документи, а провайдер ВКД переважно пропонує відповідні шаблони індексування, які допоможуть продавцю на етапі підготовки документації для операції злиття й поглинання. Після підготовки й завантаження документів у ВКД, вони стають доступними для всіх потенційних покупців, а система відстежує всі дії, пов'язані з ними. Після закриття операції обидві сторони – продавець і покупець – можуть отримати архів документів і докладні журнали дій на DVD або флеш-накопичувачі, і ці дані можна буде використати у разі судового спору.
Створіть віртуальну кімнату даних для операції злиття й поглинання
ЗАВАНТАЖТЕ ДОКУМЕНТИ ДЛЯ АУДИТУ
- Завдяки контекстному меню та вже знайомій функції перетягування можна швидко додавати, видаляти та переміщувати папки й файли в структуру кімнати даних.
- Легке та швидке завантаження перетягуванням у ВКД кількох файлів і цілих папок.
- Прискорений процес завантаження – додаток iDeals Sync дає змогу синхронізувати файли на локальних і мережевих дисках із хмарним сховищем.
- Файли Microsoft Word, Excel і PowerPoint під час завантаження автоматично перетворюються у захищений формат PDF. Це допомагає усунути проблеми з підготовкою документів.
Почніть роботу з віртуальною кімнатою даних iDeals вже сьогодні
УПОРЯДКУЙТЕ КІМНАТУ ДАНИХ ЗА ДОПОМОГОЮ ІНДЕКСУВАННЯ
Після завантаження всіх необхідних даних документи слід упорядкувати й назвати так, щоб покупці могли легко їх знайти.
- Це можна зробити без зусиль, перш ніж вони стануть доступними для потенційних покупців.
- Завдяки функції автоматичного індексування не потрібно вручну реорганізовувати або перейменовувати файли й папки. Після реорганізації індекс документів автоматично оновиться.
- Економте час при перейменуванні файлів й папок – для цього потрібно лише клацнути правою кнопкою миші та вибрати «перейменувати».
- Додавайте до папок і файлів нотатки, щоб залишити додаткові інструкції для потенційних покупців.
- Легко сповіщайте всіх користувачів про зміни, клацнувши правою кнопкою миші на будь-яких файлах або папках, які ви редагували.
- Мітки дозволяють класифікувати документи для більш швидкого пошуку. використовуйте множинні мітки для організації файлів відповідно до потреб вашого проекту.
КЕРУЙТЕ ПРАВАМИ ДОСТУПУ УЧАСНИКІВ ОПЕРАЦІЇ
Під час проведення операції постійно додаються нові користувачі, а їхні права доступу можуть змінюватися. Швидко запрошуйте учасників і надавайте їм дозволи на доступ, щоб вони могли почати та завершити аудит раніше.
- Запрошуйте цілі групи учасників операції до ВКД за лічені хвилини: імпортуйте до неї списки користувачів у файлах Excel або csv.
- Легко й швидко додавайте та видаляйте учасників і вказуйте права доступу до документів за допомогою простих інструментів.
- Організовуйте роботу учасників оперативніше: створюйте групи користувачів і призначайте групові дозволи для типів папок і файлів.
- Запобігайте потенційним витокам інформації та надавайте відповідні права доступу конкретним людям. У віртуальній кімнаті даних iDeals адміністратори можуть контролювати, хто має право переглядати, скачувати та друкувати документи.
Швидко приймайте виважені рішення
Якщо аудит перед бізнес-операцією було проведено поверхнево або із запізненням, це може стати джерелом ризику. У динамічних умовах здійснення операцій злиття й поглинання завдяки віртуальній кімнаті даних iDeals їх учасники та керівники компаній можуть використовувати найновіші технології прогнозування. Платформа iDeals надає їм ряд можливостей.
- Скорочуйте терміни операцій злиття й поглинання – швидкий і зручний доступ до документів на будь-якому пристрої надзвичайно важливий для злагодженої роботи.
- Усувайте проблеми обміну файлами – використовуйте засоби звітування, щоб перевірити, хто має доступ до даних і хто найчастіше входить до кімнати даних.
- Знижуйте ринкові та операційні ризики – повний журнал дій у кімнаті даних стане в пригоді в разі судового процесу.
- Швидко й ефективно реагуйте на запити учасників операції в зручному розділі запитань і відповідей (Q&A), відстежуйте статус запитання та додавайте файли з кімнати даних у повідомлення.
- Відстежуйте процес операції в режимі реального часу. Використовуйте інформаційні панелі та інструменти звітування, щоб чітко бачити робочі процеси й стежити за перебігом роботи.
