Комунікація між членами ради директорів
Понад 80% найбільших у світі корпорацій із рейтингу Fortune 500 довіряють компанії iDeals, щоб безпечно зберігати та розповсюджувати корпоративні документи
Виклики в роботі рад директорів сучасних корпорацій
Комунікація ради директорів передбачає обмін великим обсягом конфіденційної документації – це може бути складно, якщо члени ради працюють із різних куточків світу. При цьому зазвичай виникають типові проблеми.
- Компаніям потрібно швидко й безпечно обмінятися документами, що стосуються важливих напрямів діяльності
- Ускладнюються державні законодавчі вимоги
- Програми для електронної пошти та обміну файлами не відповідають корпоративним вимогам щодо захисту даних
- Ризик порушення безпеки даних стає серйозною проблемою для дотримання законодавчих вимог
- Систематизація, роздрук і відправлення паперових версій документів для нарад вимагає часу й витрат
Портал ради директорів для організації та проведення нарад
Віртуальна кімната iDeals для нарад на базі ВКД iDeals – це захищена й проста в користуванні хмарна платформа для комунікації між членами ради директорів. Замінивши паперову документацію онлайн-порталом, організація може отримати багато переваг.
- Надайте членам ради директорів доступ до матеріалів для нарад та інших корпоративних документів документації онлайн і офлайн з будь-якого куточка світу
- Передавайте членам ради матеріали, підготовлені перед нарадами, і сповіщайте про оновлення між зустрічами
- Повідомляйте новини про діяльність комітетів ради директорів
- Полегшуйте комунікацію між радою директорів і менеджерами
- Удоскональте процеси корпоративного управління та підвищуйте рівень відповідальності
- Витрачайте менше часу на адміністративну роботу – дайте змогу помічникам зосередитися на темі наради та потребах її учасників
Якими документами можна обмінюватися через портал для ради директорів?
Портал для ради директорів завжди служив інструментом для обміну даними в одному напрямі. Однак завдяки впровадженню нових інтерактивних технологій з'явилися можливості й для двостороннього зв'язку. Віртуальна кімната даних iDeals дає змогу спілкуватися через розділ запитань і відповідей (Q&A), а також обмінюватися особливо конфіденційними документами, наприклад:
- презентаціями для інвесторів;
- звітами щодо управління ризиками;
- оперативними планами й стратегіями розвитку;
- правилами оплати праці та програмами стимулювання персоналу;
- результатами зовнішнього аудиту;
- порядком денним і постановами щодо різних питань, зокрема: показати більше приховати
- корпоративних показників;
- стратегії, бюджету, капіталовкладень та НДДКР;
- довготермінових та короткотермінових планів;
- придбань, відчужень та інших змін бізнес-портфеля;
- виплат керівництву;
- управління ризиками, зокрема фінансовими, безпековими чи іншими;
- нормативно-правового забезпечення;
- відносин з акціонерами;
- відносин і правил роботи з державними органами, зокрема відносин із профспілками;
- відносин із працівниками та співтовариством;
- підбором директорів;
- річних зборів акціонерів;
- підготовки антикризового управління;
- пропозиції поглинання та підготовки до боротьби за голоси акціонерів;
- структури й політики правління ради директорів і комітетів, оцінки, керівних принципів управління, статутів комітетів
Почніть роботу з віртуальною кімнатою даних iDeals вже сьогодні
Отримайте доступ до матеріалів ради директорів із будь-якого місця
За допомогою порталу iDeals для нарад користувачі можуть отримати доступ до відповідних матеріалів у будь-який час та в будь-якому місці. Це особливо зручно, коли хтось із членів ради директорів у дорозі. Отримавши більше часу та свободи, директори зможуть краще підготуватися до стратегічних обговорень.
- Члени ради директорів можуть легко й безпечно отримувати доступ до великих обсягів інформації з будь-якого куточка світу
- Вони зможуть переглядати потрібні матеріали онлайн або офлайн, брати участь в обговореннях і робити нотатки, коли матимуть зв'язок з Інтернетом
- Завдяки повнотекстовому пошуку можна отримати швидкий доступ до потрібної інформації та документів
- Наша надійна система запитань і відповідей (Q&A) дає змогу членам ради директорів обговорювати конфіденційну корпоративну інформацію
- Завдяки контрольному журналу, що відповідає вимогам закону Сарбейнса-Окслі, знижується ризик порушення безпеки даних
Підвищте ефективність комунікації між членами ради директорів
Підготовка паперових матеріалів для нарад директорів – застаріла кошмарна процедура, яка може зайняти кілька днів або тижнів. При цьому часто доводиться надсилати відредаговані екземпляри кур'єром, щоб учасники наради мали при собі найновішу версію документів. Наша віртуальна кімната даних для нарад допоможе зробити все за кілька годин, а також розв'язати інші проблеми.
- Вносьте будь-які зміни швидко й легко: найновіші версії документів завантажуються на центральний портал і автоматично синхронізуються з усіма пристроями членів ради директорів
- Усі учасники бачать ту саму інформацію, незалежно від того, де вони перебувають
- астосовуйте понад вісім рівнів дозволів на роботу з документами, щоб керувати, хто матиме доступ до корпоративної інформації
- Увійти на портал можна з усіх мобільних пристроїв за допомогою спеціальних додатків для iOS, Windows і Android
Захист документів та інфраструктури на рівні військових стандартів
Безпека корпоративної документації завжди дуже важлива. Матеріали ради директорів можуть загубитися на пошті або під час кур'єрської доставки. З віртуальною кімнатою для нарад ці ризики практично зникають.
- Захист центрів обробки даних гарантують суворі правила доступу та відеоспостереження. Крім того, всі наші центри обробки даних пройшли сертифікацію згідно з вимогами SOC2 та ISO 27001.
- Забезпечується рівень активної роботи Tier 3 (2N): резервування всіх компонентів основних систем гарантує найвищий у галузі показник безперебійної роботи – 99,95%
- Дані зашифровано за допомогою 256-бітного протоколу SSL/TLS і RSA-ключів завдовжки у 2048 біт
- Щоб пройти нашу двохетапну автентифікацію, потрібен пароль і текстовий код
- Динамічні водяні знаки та функція «Перегляд із захисною сіткою» запобігають несанкціонованому розповсюдженню даних
- Дистанційне очищення. Скасовуйте дозвіл на доступ до файлів на всіх пристроях користувача
- У контрольних журналах записується кожна дія на віртуальному порталі для членів ради директорів – це дає змогу контролювати дотримання галузевих юридичних норм і може стати в пригоді у разі судового процесу
Більшість успішних компаній використовують портали для членів ради директорів
Багато компаній використовують віртуальні портали для членів ради директорів як незамінні бізнес-інструменти для зберігання корпоративної інформації та обміну нею. Згідно з нещодавнім опитуванням Інституту аудиторської комісії компанії KPMG, провідні світові корпорації швидко переходять на платформи для проведення онлайн-нарад.
- Половина керівників та директорів стверджують, що зараз їхні компанії використовують віртуальний портал для членів ради директорів, а ще 20 відсотків компаній планують почати роботу з ним упродовж наступних 6–12 місяців
- 18 відсотків респондентів надають радам директорів мобільний пристрій для доступу до порталу, і ще 20 відсотків планують це зробити наступного року
- Більше половини (55 відсотків) членів ради директорів погоджуються, що завдяки такому порталу значно підвищилась ефективність їхньої роботи
- 70 відсотків учасників опитування зазначили, що їхній портал для членів ради директорів оновлюється у режимі реального часу: з'являються нові протоколи засідань, інформація про компанію та інші дані.
